Την αποστολή συνοδεύουν ο Καθηγητής του Τμήματος Φυσικής του Α.Π.Θ., Γιάννης Σειραδάκης, ο Καθηγητής του Τμήματος Οικονομικών Επιστημών του Πανεπιστήμιου Θεσσαλίας, Λουκάς Ζαχείλας ως αρχηγοί και το μέλος του Τμήματος Οικονομικών Επιστημών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, Μαρία Κονταξή και ο τ. Καθηγητής Β’/θμιας Εκπαίδευσης και Πρόεδρος της Εταιρείας Αστρονομίας και Διαστήματος Βόλου, Κώστας Μαυρομμάτης, ως παρατηρητές.
Μετά την υποδοχή από την Τοπική Οργανωτική Επιτροπή στη Suceava, οι συνοδοί θα καταλύσουν στη μικρή πόλη Gura Humorului (30 χλμ από την Suceava), όπου θα παραμείνουν μέχρι την περάτωση των δοκιμασιών της Ολυμπιάδας. Κατά τη διάρκεια των εξετάσεων, από τις 2 Αυγούστου έως τις 10 Αυγούστου, δε θα υπάρχει επικοινωνία μεταξύ των καθηγητών και των μαθητών.
Οι 9 μαθητές, που θα εκπροσωπήσουν την Ελλάδα στην Ολυμπιάδα, επελέγησαν μετά από πολύ απαιτητικές εξετάσεις που πραγματοποιηθήκαν σε τέσσερις φάσεις και οργανώθηκαν από την Εταιρεία Αστρονομίας και Διαστήματος, υπό την αιγίδα του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων. Στις εξετάσεις συμμετείχαν 200 περίπου μαθητές από όλη τη χώρα.
Στην φετινή Ολυμπιάδα η Ελλάδα θα εκπροσωπηθεί με δύο ομάδες. Η πρώτη ομάδα απαρτίζεται από τους, κατά σειρά επιτυχίας: Κουκουλεκίδη Νικόλαο από το 1ο ΓΕΛ Αμερικ. Κολλεγίου «Ανατόλια» Θεσσαλονίκης, Γιασεμή Φώτη-Ιωάννη από το Γυμν. & Λυκ. Τ. Αγίας Άννας Εύβοιας, Παπαχατζάκη Γεώργιο από το 1ο ΓΕΛ Εκπαιδευτ. Μαντουλίδη Θεσσαλονίκης, Τσαπράζη Ελένη από το 1ο ΓΕΛ Εκπαιδευτ. Μαντουλίδη Θεσσαλονίκης και Κουκουφίλιππα Νικόλαο από τα Εκπαιδευτήρια “Ο Πλάτων” Αττικής. Η δεύτερη ομάδα απαρτίζεται από τους: Παλάσκο Αχιλλέα από το 1ο ΓΕΛ Εκπαιδευτ. Μαντουλίδη Θεσσαλονίκης, Κουταλιό Ιωάννη από το 1ο Πειρ. Λύκειο “Μαν. Ανδρόνικος” Αττικής, Πόλκα Μάρκο από το 5ο ΓΕΛ Νίκαιας Αττικής και Γιανναδάκη Παναγιώτη από το 1ο ΓΕΛ Αγ. Παρασκευής Αττικής.
Την προετοιμασία των μαθητών ανέλαβε μία ισχυρή ομάδα Καθηγητών Πανεπιστημίου, στην οποία πρωτοστάτησαν οι Καθηγητές Γιάννης Σειραδάκης και Κωνσταντίνος Μελίδης του Τμήματος Φυσικής του Α.Π.Θ., Λουκάς Ζαχείλας του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, Χαρά Παπαθανασίου από το Πανεπιστήμιο του Leiden στην Ολλανδία και Χρίστος Ξενάκης Φυσικός, τ. Σύμβουλος Β’βάθμιας στο Βόλο.
Σημαντική βοήθεια προσέφεραν ακόμη οι φοιτητές/τριες Δέσποινα Παζούλη, Γιώργος Λιούτας και Πάρις Τζιτζιμπάσης (Τμήμα Φυσικής ΑΠΘ), Μάνος Βουρλιώτης, Κρινιώ Μαρούδα (Τμήμα Φυσικής ΕΚΠΑ), Θέμης Πράπας (Princeton University, USA) και ο μεταπτυχιακός φοιτητής Αλέξανδρος Φιλοθόδωρος από το Πανεπιστήμιο Zielona Gora της Πολωνίας.
Το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων αναγνωρίζοντας τη σημασία της αποστολής ανέλαβε τα έξοδα μετάβασης και επιστροφής της αποστολής, ενώ τα τοπικά έξοδα έχει αναλάβει η διοργανώτρια χώρα. Την προετοιμασία της αποστολής ενίσχυσε το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας και το Ίδρυμα Λάτση.
